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2020.09.04

広報未経験者が失敗を経て制作したプレスリリースチェックリスト

コミュニケーションデザイン室
遠藤 涼介

どうも、えんどう(@ryosuke_endo)です。

コミュニケーションデザイン室ってセクション(部署)で室長っていう、ちょっと客観的にみたら「なにするの?」って存分に聞かれる立ち位置にいて、自分から望んだにもかかわらず、自らの役割や立ち位置の説明に窮する場面が増えてきています。

そんな状況を打破すべく、少しずつ自分がシーエスレポーターズの中で取り組んでいる過程を露呈させ、恥ずかしい思いをしながらも「あ、こういうことやってるのね」と周知していこうと考えております。

企業広報の困難さを実感

まず、ボクはこれまで職種として「広報」を担った経験はありません。個人的なイベントや課外活動においてソーシャルメディアを活用した広報活動をやってきただけであり、取り組むにしても独学と専門家へ相談の連続です。

プレスリリースとは…

広報の仕事とは…

メディアとの関係とは…

職種として広報やPRを手掛ける人たちからしたら「いまさらなに言っちゃってんの!」みたいな内容を、仕事・業務として取り組むために事細かく条件化しながら把握し続けている状態を一人で続け、はや数ヶ月です。

誤解されることを承知で書きますが、広報の仕事って一見すると簡単そうで、楽そうで、余裕を持った業務が可能なのではないかと思われる職種ではないでしょうか。

広報以外の職種の方で「いやいや、そんなことはないだろう!」と言える人は、業務・職種の経験者か、他人の痛みがわかる人でしょうね、きっと。

間違いありません!

当然ながら広報はプレスリリースを打つだけが仕事ではありません。

一本のプレスリリースを打つことによって期待できる波及効果や、その波及により起こるメディア対応、取材が入るのであれば関係各所との調整も必要です。

取材は関係者を出さずとも対応を終えられるのであれば、自身で完結することで関係者の生産性を奪わずに済むことにもなります。リリースする内容の把握はもちろん、それにまつわる周辺情報の理論武装しておくことも大事な仕事の一つです。

また、なければないに越したことはありませんが、会社の危機管理対応も広報業務の一つ。

たとえば自社スタッフに新型コロナウィルスの発症者が出た場合、その情報を的確に出しつつ各種メディアや問合せへの対応など、発症者の把握から可能な限り短時間でスケジュールを立て、実行するだけの行動力と計画力、柔軟性が求められる職種です。

自社の強みや魅力、発信すべき内容やファンとなる人たちへの対応などを一手に引き受ける立場で、特に世間的な会社の想起(イメージ)の部分では会社組織の中でメインを張る立場になります。

プレスリリースは経営陣のメッセージを代弁する行為

これまでシーエスレポーターズでは総務が中心となってリリース対応やメディア対応をしておりました。「役割や機能としての広報」を経営陣をはじめとした事業の根幹を担う立場の人たちが行っていたのです。

経営層が自分たちの伝えたいことを、社会に対して投げかけるわけですから、プレスリリースなどをはじめとした自社情報の発信は、基本的に当事者たる経営陣がやるべき役割だといえます。

ただ、経営陣は経営上、判断しなければならないことや現場レベルでは解決できないことを担当するのが役割です。自社の製品やサービスなどを含めたリリースなどの広報業務は根幹を理解できる人間がいれば代替すべきです。

条件付けをするならば、経営陣が「出ると嬉しい情報」を、インサイダーとして理解・整理し、客観的な視点で咀嚼のしやすい内容に意訳・翻訳して出せる人間がいれば経営陣は任せるべきだと思います。

さらにいうと、広報・PRの立場を担うのであれば、経営陣と認識や意見を交えながらすり合わせを行い、自社の強力な理解者であるべきです。

それは肯定的にも否定的にも「インサイダーとして中立的でありながらも内部にも外部にも適切な振る舞いが求められる」と捉えると、なくてはならない重要な存在であるといえるのではないでしょうか。

そんな広報業務の中でも代表的な業務であるプレスリリース制作を1から、いや、0から仕組みの構築まで含めて制作することにしました。

チェックリスト(48項目)と構成シートを作成

これまでの組織体制的に専属で広報業務を担う人間がいなかったこともあり、明確な「てにをはリスト」はありませんでしたので、レイアウトを含めてプレスリリースにまつわる業務周りを整理しつつ、「型」をつくる必要があります。

修正が何版も重なってしまうことを避けることは前提なのですが、文章の校正や推敲は何度行われたとしても足ることはありませんので、一発校了であるべきだとも思いません

表現などの校正や推敲を何度も何度もするのですが、当初は何度も戻してもらっては修正を重ねました。会社として納得のいく形で原稿作成を進めることの重要性を痛感していたところです。

やる以上は精度は高めるべきだと思っていますし、そのためには修正を適応しやすいフォーマットにすべきです。また、用意された構成にあてはめていくだけで完成する手軽さも兼ね備えているべきだとも考え、少しずつ項目を挙げては消し、消しては挙げることを繰り返しています。

そこで今回、恥を忍んで現在進行形で試行錯誤の真っ只中である構成シートをオープンにさせていただくこととし、反響をかねて感想などのフィードバックをいただきながら、さらに精度を高めていけないか、と思い至った次第です。

これが正解とは思っておりませんが、とにかく精度高めるために「掲載すべき情報」や「チェックすべき事柄」を最低限の内容は盛り込めていると思います。

内容を確認いただき、もし、ご入用であれば問い合わせフォームの取材申し込みより「プレスリリースフォーマット希望」の旨を記載の上でご連絡ください。

共有用のGoogleスプレッドシートURLを共有させていただきます。

共有させていただきました内容はコピーするなどして、自社用にカスタマイズして利用されても構いません。

【共有用】プレスリリースチェックシート

【共有用】プレスリリース_構成シート

また、そこから広報業務に関する意見交換などができると幸いです。

ぜひ、お問い合わせをお待ちしております!

コミュニケーションデザイン室
遠藤 涼介