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2020.05.13

勤怠管理アプリ導入

コミュニケーションデザイン室
和田 陽子

4月から勤怠管理アプリを導入しました

むしろこれまで使用していなかったの?!と思う方も多いのではないかと思います。
確かにそうなんですが、日々の業務の忙しさを言い訳に、現状でなんとなく運用できてしまっているものを敢えて変えていこうとするパワーがこれまでなかなか湧いてきませんでした。

でもそんな時、取締役マネージャーの荻谷から「作業的な仕事は社外やシステムに出して、和田さんにはもっと別のことをしてほしい」と言われてハッとしたのです。確かに評価制度や採用広報活動など他に腰を据えて取り組むべき課題はたくさんあります。

また、時期としても新設部署としてコミュニケーションデザイン室を立ち上げる頃でもあったので、会社から求められる人事としての役割がより広報的(内部ブランディング的)なものであると明確になったタイミングでもありました。

「いまこそ勤怠管理の作業部分をシステムに出すべき時だ」と導入に向けて動き出すことになったのです。

システムの登録や社員の登録など導入前の準備は、正直、かなりの労力が必要でしたが、結果としては、人事として(労務管理面で)の作業量が減りました。またシンプルな打刻機能で、これまでより確実に安全にスタッフの労務管理ができるようになったと思っていますので、その辺を書いてみたいと思います。

これまでの勤怠管理

では、これまでどうやって勤怠管理をしてきたかというと、スタッフそれぞれと共有できるGoogleスプレッドシート(たまにエクセル)で勤務時間を自己申告のもとで入力してもらい、管理していました。

一言で「勤怠」とありますが、出退勤情報の他にも有休・振替休日も管理対象ですし、個々の勤怠情報ではなく全社員の状態が一目で確認できるものも欲しい。その度にスプレッドシートを作成しているので、以下のようなものがどんどん出来上がっていきます。

たとえば
・日々の勤怠を入れる打刻シート
・月ごとの全社員勤怠をみることができるシート
・有休の取得数や残数を数えるためのシート    ・・・

管理するものが増えれば増えるほどルーティンも増え、しかも機械的作業のために毎月結構な時間を取られていたわけです。もちろん、あってはならないことですが人的ミスや申告漏れも起こりうるというリスクをはらんでいます。

作業量が多いうえにミスの許されない情報処理なだけに、心身ともに負担の大きな業務でした。

そんな矢先、新型コロナの影響で3月初めから任意のテレワークがスタートしました。元々パソコン一台あればどこででも仕事のできる業種なだけに、スタッフのテレワーク化は一気に進み、今や9割がテレワークという状況です。

自宅にいても打刻でき、尚且つ機能はシンプルに。導入コストも抑えたい。それにマッチしたのが、今回導入した勤怠管理アプリでした。

過剰な機能はいらない

実は昨年の秋ごろから勤怠管理システム導入に向けてはいくつかの勤怠管理システムを試験導入していました。日報や業務の進捗と連動させたり(今回導入したアプリにも一部そのような機能は備わっています)、顔認証機能があったり、GPS機能が備わっていたり。

でも、たくさんの機能があることがシーエスレポーターズにとって本当に必要なのか疑問がありました。

シーエスレポーターズは「Making the Fan/Fun」という経営理念を大切にしています。これは楽しい(=Fun)を提供し、お客様もエンドユーザーの方々も、もちろん私たちも楽しみながら、たくさんのファン(=Fan)を生み出すサービスを提供したい!という想いと決意を言語化したものです。

そして経営理念実現のための行動指針では、物事を主体的にとらえ、行動することを求めています。自立や自律した行動をスタッフに期待しています。

だから「会社がスタッフを管理する」ということは社風的にしっくりこないのです。もちろん会社として社員の労務管理は必要なことです。ただ上記のような機能を追加すればするほど、四六時中勤怠管システムに囚われている(見張られている?)ような状況は作りたくないよな、と考えていました。

シーエスレポーターズが目指していることは、それぞれの分野のプロフェッショナルである個が集まる場としての会社であって、社員を管理する会社ではありません。だからこそ、シンプルで最低限必要な勤怠管理アプリを選択したかったのです。

実働・残業時間をオンタイムで確認できる

もちろん、今回の選択が最善だったかどうかはまだ分かりません。

ただ、これまでのスプレッドシートの打刻管理だけではすぐに見ることのできなかった今月の実働時間や、残業時間がオンタイムで確認することができますし、スタッフ視点でみれば「今月の労働時間がどれだけか」を瞬時に把握できる便利なツールだと感じています。

政府の謳う働き方改革では時間を管理することに対して、かなり厳しく書かれていたりしますが(働き方改革:厚生労働省HPより)「〇時間以上働いてはダメ!」というだけではなくて、限られた時間をどう使うかをスタッフ一人一人が考えるきっかけになれば良いなと期待しています。というか、考えてほしいというのが正直な気持ちです。

偉そうに書いていますが、何より最初に述べたように作業量が多いうえにミスの許されない情報処理を、効率的に人為ミスのリスクを減らせるだけで人事としては嬉しい限りなんですけどね。

導入後の反応

導入初日は数件の問い合わせが来たものの、今のところ大きな混乱はないようです。
まだ月締めを経験していないとことは不安ではありますが、やってみなければ分かりません。上手くいかなかったことはそれはそれで、またブログで共有できればいいかなと思います。

コミュニケーションデザイン室
和田 陽子